Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Harstad kommune er underlagt Kommunedirektøren og ledes av avdelingsleder ved Service- og dokumenttjenesten. 

Arkivtjenesten er organisert med et felles postmottak ved Rådhus 1A. 

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
• Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
• Arkivtjenesten skal aktivt bidra til at politikere og ansatte kan fungere godt og utøve sine oppgaver. Arkivtjenesten skal bidra til god internkontroll, og legge til rette for forvaltningsrevisjon og legalitetskontroll.

_{Arkivstruktur og inndeling i arkivdeler}

Alle enhetene i Harstad kommune skaper et felles fullelektronisk arkiv, produsert i WebSak, per 31.05.2023.

• All journalføring og administrativ saksbehandling skal foregå i WebSak, sak- og arkivsystem
• Klient- og brukerrelatert post journalføres i egne fagsystemer

Harstad kommune leverer arkivtjenester til Hålogalandsrådet og Harstad Havn KF.

Harstad kommune har 3 arkivskapere:

• Harstad kommune
• Hålogalandsrådet
• Harstad Havn

Arkivdeler i Harstad kommune

Arkivdeler Hålogalandsrådet

Arkivdeler Harstad Havn

Fagsystem i Harstad kommune som inkluderer fullelektronisk arkiv:

VSA Visma arkivkjerne:

Historisk baser

Arkivformater

I Harstad kommune skal korrespondanse og saksdokumenter i det elektroniske arkivet konverteres til godkjent arkivformat så snart de er ferdigstilt eventuelt senest ved avslutning av saken (mappe).
Formålet med konverteringen er å sikre at dokumentene framstår som komplette og uendrede. Alle arkiverte dokumenter skal være beskyttet mot uautoriserte endringer.

Følgende formater med tidspunkt for konvertering skal benyttes:

Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at dette ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller lydkvalitet.