Formål

Sikre mest mulig dokumentfangst som er arkivverdig. Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. 

Generelt om mottak av post

Kanaler for inngående post
Harstad kommune har én hovedadresse inn for post:

Harstad kommune - Hársttáid suohkan c/o Postmottak, postboks 1000, 9479 Harstad. Hovedorganisasjonsnummeret er 972417971.

Harstad kommune har transportavtale med Posten, som bringer og henter papirpost daglig.  I tillegg er det postmottak for e-post: postmottak@harstad.kommune.no.

I sak- og arkivsystemet WebSak har vi importsentraler for mottak av egne skannede dokumenter, elektroniske skjemaer, byggesøknader, send sikkert, Altinn.

Daglig mottak og håndtering av post (dokumentfangst)
Sikre at post som anses som saksdokumentasjon eller har verdi som dokumentasjon for kommunen, åpnes, registreres og journalføres i kommunens sak- og arkivsystem.  Sikre at all fysisk papirpost  til kommunen daglig åpnes, sorteres, og eventuelt videresendes til rett mottaker.

Arkivtjenesten er i utgangspunktet ansvarlig for åpning, all distribusjon og behandling av inngående post. Post som blir levert personlig til saksbehandlere, skal leveres til postmottaket eller skannes og registreres inn i WebSak av saksbehandler selv, eventuelt av arkivpersonale/merkantile ved eksterne virksomheter. Etter skanning legges papirpost i kasser i arkivet for oppbevaring før makulering.

Arkivtjenestens oppgaver i forhold til e-post

Regelverket for arkiv krever at et organ som bruker e-post også skal ha et sentralt postmottak og postmottak i hver enhet for inngående post. Kvittering for mottak av e-post bør sendes alle som henvender seg til kommunen.
Adressen til postmottaket skal framgå av brevark, offisiell nettside og lignende.
All e-post til postmottak (postmottak@harstad.kommune.no) åpnes hver dag som en del av daglig gjøremål for arkivtjenesten. 

Registrering i WebSak

All journalføring og saksbehandling som ikke tilhører fagsystemer, skal foregå i sak-/arkivsystemet WebSak. Arkivtjenesten er ansvarlig for skanning og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak eller ny sak blir opprettet. 

Makulering

Arkivmateriale som etter gjeldende retningslinjer skal/kan kasseres, skal tilintetgjøres på en slik måte at ikke uvedkommende skal få tilgang til opplysningene i ettertid. Dette innebærer at materiale skal makuleres i en godkjent makuleringsmaskin. Kassasjonsmaterialet skal aldri behandles som vanlig avfall. All tilintetgjøring/makulering skal skje under oppsyn av betrodde medarbeidere som innehar taushetserklæring i henhold til materialet som skal makuleres. Medarbeiderne skal forvisse seg om at materialet blir destruert og at det ikke er mulighet for rekonstruksjon.

Eksempler på dokumenter som inneholder sensitiv informasjon eller er unntatt fra offentligheten, og skal makuleres på en forsvarlig måte og aldri kastes i vanlig avfall:

• Dokumenter som inneholder personopplysninger i henhold til Personopplysningsloven
• Dokumenter som er unntatt offentlighet i henhold til Offentlighetsloven eller Forvaltningsloven
• Budsjettsaker
• Interne dokumenter
• Journalutskrifter
• Datamedier

Harstad kommune har en stor makuleringsmaskin plassert i rådhus 1a, og alle enheter som har materiale til makulering, kan ta kontakt med Servicetorget for nærmere informasjon. Makuleringsmaskinen makulerer dokumenter i henhold til Sikkerhetsnivå P-4 i DIN 66 399. Det vil si spesielt sensitive og konfidensielle dokumenter.

Ved makulering av store mengder materiale vil det være behov for å benytte støvmaske. Servicetorget har støvmasker som kan utleveres ved behov.

Om du har behov for å destruere datamedier, mobiltelefoner, nettbrett og lignende, ta kontakt med IKT brukerstøtte. De har en makuleringsmaskin for slikt materiale.

Noen enheter har egne og små makuleringsmaskiner til daglig bruk. Her er det leders ansvar å sjekke ut om maskinene makulerer i henhold til gjeldende lovverk. Som en anbefaling bør maskinene være godkjent for makulering på sikkerhetsnivå P-3 i DIN 66 399, det vil si sensitive og konfidensielle dokumenter.

Dersom egne maskiner ikke er tilstrekkelig er det også mulighet for å kjøpe makuleringstjenester fra for eksempel Inko AS.

Postrutiner for saksbehandlere:

POSTRUTINER FOR SAKSBEHANDLER

Postrutiner for arkiv: